Estructurar las actividades del proyecto dentro de la gestión

Contenido:

Comprender la estructura del proyecto

La mayoría de las veces, un proyecto se considera un sistema complejo. La estructura de un sistema dado es una de las formas de organizar las conexiones y relaciones entre sus componentes, los llamados subsistemas. Durante la formación de la estructura del sistema, se establece una descripción de una gran cantidad de componentes del sistema, así como varios tipos de interrelaciones entre ellos, la distribución de tareas por niveles y elementos del sistema, la definición de un conjunto de herramientas que aseguran su eficaz solución.

El grado de controlabilidad de cualquier objeto depende de la eficacia con la que se proporcionaron los detalles del objeto de control, es decir, la división de un solo sistema en subsistemas y componentes jerárquicos, en relación con los cuales se convierten las influencias de gestión relevante y adecuado.

La estructura del proyecto en la gestión es un árbol de componentes que están orientados al producto y representados por equipos, obras, servicios e información que se obtuvieron como resultado del proyecto. En otras palabras, la estructura de un proyecto es el trabajo organizado de conexiones y relaciones entre sus componentes.

El propósito de la estructura del proyecto es determinar los productos que se deben formar o producir, y combinar los componentes del trabajo que será necesario realizar, tanto entre ellos como con el objetivo final de la proyecto entero. Comienzan a crear una estructura construyendo un árbol de metas, es decir, diversificando todas las metas del proyecto en bloques de trabajo más pequeños, hasta lograr los puestos más pequeños que están sujetos a control.

Esta estructura en forma de árbol permite dividir el volumen total de trabajo del proyecto en bloques independientes manejables. Por lo tanto, se determina una relación lógica entre los recursos y la cantidad de trabajo que debe implementarse en el futuro.

El proceso de estructuración

La estructuración del proyecto incluye dividir el proyecto de acuerdo con los siguientes criterios:

  • componentes del producto del proyecto;
  • etapas del ciclo de vida;
  • Componentes de la estructura organizativa.
Nota 1

El proceso de estructuración es inseparable del proceso de planificación del proyecto, así como una etapa como la preparación del plan maestro del proyecto y la matriz de separación de responsabilidades y deberes.

Las principales tareas de estructuración se pueden llamar:

  • dividir el proyecto en bloques manejables;
  • separación de responsabilidades para los diferentes componentes del proyecto, teniendo en cuenta la estructura de la organización y los recursos disponibles;
  • evaluación cuidadosa de los costos necesarios: financieros, de tiempo, de materiales;
  • formación de una base única para la planificación, presupuestación, control de costos;
  • conexión del trabajo del proyecto con el sistema de contabilidad y auditoría;
  • aclaración de los objetivos de las actividades del proyecto por departamento de la organización;
  • definición de contratos.

Por alguna razón, si busca en Internet, en los artículos sobre la estructura organizativa del proyecto, los autores básicamente vuelven a hablar sobre la estructura funcional y del proyecto, la matriz débil y fuerte, etc. . Esto, por supuesto, es importante y debe conocerse, pero se trata de la estructura organizativa de la empresa, no del proyecto. Así que hablemos hoy de la estructura organizativa del proyecto.

¿Cuál es la estructura organizativa del proyecto

Una estructura organizativa de proyecto es una estructura organizativa temporal creada para mejorar la calidad de la gestión y la comunicación en un proyecto mediante la definición y visualización de los procesos de interacción entre los participantes internos y externos del proyecto.

Definición, en todo caso, no formal del estándar de tipo PMBoK, pero del autor, no sé dónde obtener la formal. Si tienes una mejor opción, genial, ¡sugiérela en los comentarios!

Tipos de estructuras organizativas del proyecto

Como se dijo antes, por alguna razón la mayoría de los autores reemplazan el concepto de estructura de un proyecto por el concepto de estructura organizacional de una empresa, y citan los tipos de estructura organizacional de la empresa, lo cual es incorrecto, desde mi punto de vista. Esta información tiene una relación bastante mediocre con la estructura organizativa de un proyecto específico y es simplemente introductoria.

No conozco la distribución formal de las estructuras organizativas del proyecto por tipo, pero a la gente le gusta poner todo en cestas, y también me encanta. Por mí mismo, a lo largo de los años, he deducido los siguientes tipos condicionales de estructuras organizativas del proyecto:

  • Estructura organizativa de gestión de proyectos. Se acuerda a nivel del comité directivo, diseñado para determinar los niveles de toma de decisiones (no olvide acordar primero la estructura organizativa construida con el patrocinador del proyecto, simplemente porque, por analogía con hablar en el comité directivo, esto siempre debe ser su primer punto de acuerdo si quiere ser amigo del patrocinador).
  • Estructura organizativa de la ejecución del proyecto. Se coordina a nivel de líder de equipo, diseñado para organizar la interacción entre los equipos involucrados en el proyecto (arquitectura, pruebas, desarrollo, análisis, etc.).
  • Estructura organizativa del trabajo con el contratista o contratistas en el proyecto. Se acuerda a nivel de los responsables del proyecto de cada parte involucrada determinar el proceso de trabajo y los puntos de decisión.
  • Estructura organizativa del programa del proyecto. Se acuerda a nivel del director del programa y su patrocinador definir el proceso de interacción entre los proyectos (y, por supuesto, los directores de proyecto) incluidos en el programa.

Esta división por tipos no tiene ningún valor especial, pero ayuda a comprender con el tiempo (después de un par de rastrillos) qué información debe presentarse en qué tipo de estructura organizativa.

También hay una pieza separada: la estructura organizativa de la cartera de proyectos, pero se trata más del proceso y no del proyecto, así que no la incluyo aquí.

Muy a menudo, la estructura de gestión de proyectos se encuentra en empresas internacionales, así como en empresas diversificadas. El hecho es que cuando tales organizaciones tienen muchos pedidos de clientes, es difícil controlar todos los matices para garantizar una alta calidad de trabajo de manera constante. Las estructuras del proyecto vienen al rescate en tales casos. Se crean temporalmente. Se asignan todos los recursos necesarios, financiamiento para estas estructuras, logran una cierta capacidad de producción con el fin de completar el proyecto a tiempo.

Concepto de estructura organizativa del proyecto

En la estructura de diseño, las tareas importantes se transfieren a la categoría de proyectos. Para ellos, se asigna un equipo de especialistas necesarios, encabezado por un gerente de proyecto. Estudia los requisitos del proyecto, se comunica con el cliente y supervisa la finalización de la tarea. Por lo tanto, es posible garantizar un flujo de trabajo continuo con estrictas restricciones de tiempo, costo y calidad y coordinarlo.

Después de la finalización del proyecto, el grupo se disuelve: los empleados regresan a sus deberes anteriores, se transfieren a otro proyecto o se van si fueron contratados para el trabajo del proyecto.

Niveles de estructura organizativa del proyecto

Posteriormente, los resultados son aceptados y analizados por la alta dirección junto con el director del proyecto.

Características de la estructura organizativa del proyecto

La estructura organizativa de la gestión de proyectos tiene sus ventajas.

  • Un enfoque integrado. Se involucran todos los especialistas necesarios, se encuentran los recursos necesarios, se elaboran las metas y los resultados esperados.
  • Concentración de esfuerzos en un proyecto. En tales condiciones, los empleados recuerdan todos los matices, requisitos y realizan la tarea de manera eficiente. El riesgo de cometer errores es mínimo.
  • Flexibilidad, la capacidad de realizar cambios rápidamente en el proyecto debido al hecho de que la comunicación está bien establecida dentro de la estructura del proyecto, hay un gerente de proyecto a través del cual puede resolver rápidamente problemas importantes.
  • Incrementar la responsabilidad personal de los empleados que participan en el trabajo del proyecto. Incluso los artistas tienen sus propias tareas, cuya calidad afecta el resultado general.

En consecuencia, como cualquier estructura de gobierno, tiene sus inconvenientes.

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Los estudiantes, estudiantes de posgrado, jóvenes científicos que utilizan la base de conocimientos en sus estudios y trabajos le estarán muy agradecidos.

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN ESTATAL Y MUNICIPAL

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN GENERAL Y LOGÍSTICA

sobre el tema: Estructuras organizativas de gestión de proyectos

Capítulo 1. Principios generales de la construcción de estructuras organizativas para la gestión de proyectos

1. Estructuras de gestión organizativa. Pros y contras

Capítulo 2. Estructura organizativa y sistema de relaciones entre los participantes del proyecto

2. ... Estructura organizativa dedicada

2. ... "Gestión de proyectos"

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Institución educativa presupuestaria del estado federal de educación profesional superior

"UNIVERSIDAD HUMANITARIA DEL ESTADO DE RUSIA" (RSUH)

INSTITUTO DE ECONOMÍA, GOBIERNO Y DERECHO

Departamento de Desarrollo Organizacional

Especialidad "Recursos humanos"

Investigación y análisis de estructuras organizativas de gestión de proyectos basado en el ejemplo de Croc Incorporated

Estudiante de quinto año a tiempo completo

  • Introducción
  • Capítulo 1. Principios de construcción de estructuras organizativas para la gestión de proyectos
    • 1. El proyecto y sus características
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    • Capítulo 2. Estructuras organizativas de la gestión de proyectos. Tipos y tipos de estructuras organizativas para la gestión de proyectos
      • 2. Estructura organizativa funcional
        • 2. Estructura organizativa del proyecto
          • 2. Estructura organizativa matricial
    • Capítulo 3. Características del objeto de investigación
      • 3. Características de Croc Incorporated
      • Conclusión
      • Referencias

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